Dojang Officiel est une plateforme technologique (SaaS) qui fournit des outils de gestion aux écoles d'arts martiaux. Nous agissons en tant que sous-traitant technologique pour le compte des clubs qui utilisent notre plateforme.

Le club auquel vous vous inscrivez est le responsable du traitement de vos données. Dojang Officiel traite ces données uniquement selon ses instructions et pour les finalités décrites ci-dessous.

Pour nous joindre : support@dojangofficial.com — dojangofficial.com

2.1 Renseignements sur le membre

• •Nom et prénom
• •Date de naissance
• •Adresse postale
• •Numéro de téléphone
• •Adresse courriel
• •Niveau de ceinture et historique de progression

2.2 Renseignements médicaux et de sécurité

• •Allergies connues
• •Conditions physiques ou médicales pertinentes à la pratique d'arts martiaux

Ces données sont considérées comme sensibles et font l'objet de mesures de protection renforcées. Elles sont accessibles uniquement aux personnes autorisées du club.

2.3 Renseignements sur le parent ou tuteur légal (membres mineurs)

• •Nom et prénom du parent ou tuteur
• •Coordonnées (téléphone, courriel)
• •Lien avec le membre (parent, tuteur légal)

Vos renseignements sont collectés exclusivement pour les finalités suivantes :

• •Créer et gérer votre dossier de membre au sein du club
• •Assurer la sécurité du membre lors des cours et activités
• •Vous envoyer des confirmations d'inscription, rappels de cours et communications du club
• •Générer des reçus et documents administratifs
• •Suivre la progression du membre (examens, niveaux de ceinture)

Vos données ne sont jamais utilisées à des fins publicitaires ou commerciales, et ne sont jamais revendues à des tiers.

Nous accordons une attention particulière aux données des personnes de moins de 18 ans.

• •Le consentement du parent ou tuteur légal est obligatoire pour l'inscription d'un membre de moins de 14 ans.
• •Les données d'un membre mineur sont utilisées uniquement dans le cadre de sa participation aux activités du club.
• •Elles ne sont jamais transmises à des tiers ni exploitées à des fins commerciales.
• •L'autorisation de publication de photos ou vidéos du mineur fait l'objet d'un consentement distinct et explicite, demandé séparément dans le formulaire.

Vos renseignements ne sont partagés qu'avec :

• •Le club auquel vous êtes inscrit (responsable du traitement)
• •Les sous-traitants techniques de Dojang Officiel, strictement nécessaires à l'opération de la plateforme :

• — Supabase (hébergement base de données — Canada Central)
• — Vercel (hébergement de l'application — données traitées en région nord-américaine)
• — Resend (envoi de courriels transactionnels)
• — Cloudflare (DNS et acheminement courriel)
• — Sentry (surveillance d'erreurs — région UE, données techniques anonymisées avant envoi)
• — GitHub (hébergement de copies de sauvegarde chiffrées de la base de données — repo privé)

Tous nos sous-traitants sont liés par des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité. Aucune donnée n'est transmise à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires. Aucune donnée n'est transmise à un service Google, à des annonceurs ou à des intermédiaires de marketing.

Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés situés au Canada (région Canada Central), conformément aux exigences de la Loi 25 et de la LPRPDE.

Les mesures de sécurité en place comprennent notamment :

• •Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS) et au repos
• •Contrôles d'accès stricts (Row Level Security)
• •Authentification sécurisée pour l'accès aux données
• •Surveillance continue de l'infrastructure

En cas d'incident de confidentialité, Dojang Officiel s'engage à en informer les autorités compétentes (CAI) dans un délai de 72 heures, conformément à la Loi 25.

Vos renseignements sont conservés selon les règles suivantes :

7.1 Pendant que votre dossier est actif

Tant que vous êtes membre actif du club, l'ensemble de vos renseignements est conservé pour permettre la gestion courante (présences, examens, paiements, communications).

7.2 Après 5 ans d'inactivité

Si aucune activité n'est enregistrée pendant 5 ans (présence, paiement ou examen), vos données identifiantes sont automatiquement anonymisées :

• •Le prénom est remplacé par son initiale (ex: « O. »)
• •Le nom de famille est conservé (utile à la généalogie martiale)
• •L'adresse courriel, le téléphone, l'adresse, la date de naissance, les contacts d'urgence et les renseignements médicaux sont effacés définitivement
• •L'historique de présences et d'examens est conservé sous forme anonymisée pour les statistiques du club

7.3 Données comptables

Les inscriptions, factures et reçus sont conservés pendant 6 ans minimum conformément aux obligations comptables applicables au Québec (Loi sur les impôts art. 34). Après cette période, ils sont également anonymisés.

7.4 Demande d'effacement immédiat

Vous pouvez demander la suppression anticipée de vos renseignements à tout moment (voir section 8). Les données comptables (factures, reçus) doivent toutefois être conservées jusqu'à la fin de l'obligation légale de 6 ans.

Conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), vous disposez des droits suivants :

• •Droit d'accès : obtenir une copie des renseignements que nous détenons à votre sujet
• •Droit de rectification : faire corriger toute information inexacte ou incomplète
• •Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à certains traitements non essentiels
• •Droit à l'effacement : demander la suppression de votre dossier, sous réserve des obligations légales de conservation (notamment les 6 ans de conservation des données comptables)
• •Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible

Pour exercer l'un de ces droits, contactez le responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 11). Nous accusons réception de votre demande et y répondons dans un délai de 30 jours.

Ce site utilise uniquement des témoins techniques strictement nécessaires à son bon fonctionnement. Aucun témoin publicitaire ou de traçage n'est utilisé.

Témoins utilisés

• •dojang_session — Maintient la session authentifiée du maître (directeur du club). Durée : 30 jours.
• •dojang_support_session — Session temporaire du support Dojang Officiel (lecture seule, usage interne uniquement). Durée : durée de la session support.
• •dojang_lang — Mémorise la langue choisie (français ou anglais). Durée : 1 an.
• •debut-tour — Indique si la visite guidée de l'application a été complétée. Durée : permanente (localStorage).

Ces témoins ne collectent aucune donnée personnelle au-delà de ce qui est strictement nécessaire à leur fonction.

Cette politique peut être mise à jour pour refléter des changements légaux ou techniques. En cas de modification importante, vous en serez informé par courriel ou via un avis affiché dans la plateforme.

Conformément à la Loi 25 (art. 3.1), Dojang Officiel a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) chargé d'assurer le respect de la présente politique et de répondre à vos demandes.

Olivier Beaudoin
vieprivee@dojangofficial.com

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés :

www.cai.gouv.qc.ca